Przewodnik

Sprawdziłeś klienta przy podpisaniu umowy. Ustawa każe sprawdzić go jeszcze raz

Tylko nie mówi kiedy — bo nie chodzi o datę w kalendarzu, tylko o moment, w którym coś się u niego zmieniło. To jest obowiązek, którego przegląd teczek raz na kwartał z definicji nie wykonuje.

Ustawa z 1.03.2018 (t.j. Dz.U. 2025 poz. 644 ze zm.) · liczby z bazy xKRS, stan na 3 września 2026

Mit, który kosztuje najwięcej

„Sprawdziłem go przy podpisaniu umowy, mam odpis w segregatorze." To zdanie brzmi rozsądnie i jest najczęstszym powodem, dla którego dokumentacja weryfikacji nie broni się na kontroli. Odpis z segregatora dowodzi, że wiedziałeś, kto zarządza spółką w dniu podpisania. Nie dowodzi niczego o dniu, w którym wystawiałeś ostatnią fakturę.

Co dokładnie mówi ustawa

Dwa przepisy, które w poradnikach zwykle giną między akapitami o identyfikacji klienta.

„zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane" art. 34 ust. 1 pkt 4 lit. c — jako element bieżącego monitorowania

„Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego również w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymują stosunki gospodarcze […] w szczególności gdy: […] 2) doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego" art. 35 ust. 2 pkt 2

Zwróć uwagę na konstrukcję. Ustawodawca nie podał interwału — nie ma „co 12 miesięcy", nie ma „raz na kwartał". Zamiast tego wskazał zdarzenie: zmianę danych klienta albo beneficjenta rzeczywistego. Obowiązek nie tyka zegara. Czeka na zdarzenie.

Konsekwencja jest niewygodna. Skoro obowiązek uruchamia zdarzenie, a nie data, to żaden harmonogram go nie wykona. Przegląd raz na kwartał jest spóźniony dokładnie o tyle, ile minęło od zmiany do przeglądu — i nie ma sposobu, żeby to nadrobić wstecz. Jedyne, co możesz zrobić, to dowiedzieć się o zmianie wtedy, kiedy ona nastąpi.

Jak często to się realnie dzieje

Policzyliśmy na własnej bazie, żeby nie zostać przy „dane się zmieniają, warto pilnować".

68,0%aktywnych podmiotów miało nowy wpis w KRS w ciągu ostatnich 12 miesięcy

40,1%miało nowy wpis w ciągu ostatnich 90 dni

18,7%zgłoszeń w CRBR to zgłoszenia po korekcie

Metodyka. Populacja pierwszych dwóch liczb: 827 519 podmiotów bez wpisanego postępowania (aktywnych), dla których znamy datę ostatniego wpisu — odpowiednio 562 540 i 331 796 z nich. Trzecia liczba: 24 482 podmioty z odnotowaną korektą spośród 130 863 mających zgłoszenie w CRBR — obie rośną codziennie, bo pobieramy kolejne wpisy z rejestru; udział procentowy utrzymuje się na tym poziomie. Uczciwe zastrzeżenie: wpisem w KRS jest także złożenie sprawozdania finansowego, więc nie każdy z tych wpisów to zmiana zarządu czy wspólnika. Ale każdy oznacza, że rejestr się poruszył — a Ty się o tym nie dowiesz, jeśli nie patrzysz.

Trzecia liczba jest tu najważniejsza, bo dotyczy dokładnie tego, o czym mówi art. 35 ust. 2 pkt 2. Prawie co piąte zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego było korygowane. I teraz rzecz, która zaskakuje najczęściej:

Data zgłoszenia w CRBR po korekcie się nie zmienia. Jeśli kontrolujesz klienta po dacie zgłoszenia, podmiana beneficjenta jest dla Ciebie niewidoczna. Widać ją tylko wtedy, gdy porównujesz treść wpisu, a nie datę pod nim.

Co się zmienia i gdzie to widać

Rejestr	Zdarzenie, które uruchamia obowiązek z art. 35 ust. 2
KRS	zmiana zarządu lub wspólników, zmiana nazwy, zmiana kapitału, otwarcie likwidacji, wykreślenie, wpis o postępowaniu
CRBR	nowy albo wykreślony beneficjent rzeczywisty, korekta zgłoszenia, zniknięcie wpisu
Biała Lista VAT	wykreślenie z wykazu, przywrócenie, zmiana rachunków zgłoszonych do wykazu

Żaden z tych rejestrów nie wysyła powiadomień. Wszystkie trzeba odpytywać samemu — i to jest cała robota, którą albo ktoś robi ręcznie przy każdym kliencie, albo nie robi jej nikt.

Dlaczego data w dzienniku ma znaczenie

Art. 34 ust. 3 każe udokumentować zastosowane środki i wykazać je na żądanie organu. Art. 147 pkt 5 przewiduje za brak tego karę. W praktyce różnica jest taka:

wpis „sprawdzono 12.08" po zmianie z 3.08 — dowodzi, że zareagowałeś z opóźnieniem;
wpis „wykryto zmianę 3.08, zweryfikowano 3.08" — dowodzi, że monitoring działał.

To jest ta sama czynność. Różni je tylko to, czy dowiedziałeś się o zmianie w dniu, w którym nastąpiła.

Co z tym robi xKRS

Obserwowani klienci są odpytywani automatycznie w trzech rejestrach: KRS (skład, nazwa, kapitał, status postępowania, nowe wpisy), CRBR (zmiana beneficjentów, odświeżanie z rejestru) i Biała Lista VAT (status, rachunki). Zmiana idzie alertem e-mailem i zapisuje się w dzienniku weryfikacji z datą wykrycia — a w teczce klienta widać ją obok obowiązku, którego dotyczy.

Czego xKRS nie zrobi: nie napisze za Ciebie oceny ryzyka (art. 27), procedury wewnętrznej (art. 50) ani nie złoży zawiadomienia do Generalnego Inspektora (art. 74 i 86). Monitoring dostarcza dowód, że dane były aktualizowane — decyzje pozostają Twoje.

Zobacz, jak wygląda dowód

Pełna lista obowiązków z podstawą prawną jest w naszym przewodniku. Jeśli chcesz zobaczyć samo narzędzie — dziennik, alerty i teczkę klienta — zajrzyj na stronę dla instytucji obowiązanych.

Wszystkie obowiązki AML, artykuł po artykule Zobacz xKRS

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Podstawa: ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2025 poz. 644, ze zmianą Dz.U. 2025 poz. 1669 obowiązującą od 30 czerwca 2026 r.). Numery artykułów zweryfikowane w tekście ustawy 3 września 2026 r.